Oplossingen

Met de ervaring, kennis en expertise van MainPlus en de beschikking over de onderhoudsdata van ruim 500.000 vge’s, zijn we in staat om de onvoorspelbaarheid van het onderhoud te vertalen in een voorspelbaar proces, met harde prestatieafspraken over kostenreductie, bewonerstevredenheid en kwaliteit in de uitvoering.

Ons eigen SAAS-software-platform MainFlow ondersteunt het proces in de hele onderhoudsketen, van bewoner tot en met materiaalleverancier. Op basis van deze oplossing kan realtime en online op het laagste niveau van bewoner, woning en vakman het proces inzichtelijk worden gemaakt, en kan op een hoger abstractieniveau hierover gerapporteerd worden.

 

 

 

mainplus proceskostenanalyse

Proceskostenanalyse

Hoe presteert mijn onderhoudsafdeling eigenlijk in vergelijking tot andere corporaties? Hoe scoor ik op kosten en klanttevredenheid? Voor veel corporaties is het laten uitvoeren van een proceskostenanalyse een ideaal startpunt voor het krijgen van een helder beeld van de historische en actuele stand van zaken van het onderhoudsproces. Door het ‘uit elkaar trekken’ van de gegevens uit het onderhoudssysteem kan een groot aantal relevante kengetallen worden vastgesteld, zoals:

  • Reparatiegraad
  • Mutatiegraad
  • Percentage first-time-fixed
  • Aantallen werkbonnen en -opdrachten
  • Productiviteit per vakman
  • Directe en indirecte onderhoudskosten
  • Uitsplitsing per type onderhoud

De ‘nulmeting’ maakt het onderhoudsproces goed vergelijkbaar met dat van andere (referentie-) corporaties. Concrete resultaten van de analyse zijn:

  • Goed beeld van hoe de corporatie zich verhoudt tot andere corporaties
  • Identificatie van verbetergebieden (kwalitatief)
  • Vaststellen van besparingspotentieel (kwantitatief)
  • Gerichte input voor de afweging interne/externe onderhoudsdienst

mainplus full service concept

Full Service Concept

Als onderhoudsregisseur ondersteunt MainPlus corporaties in hun rol als professioneel opdrachtgever en optimaliseert zij de niet-planmatige onderhoudsprocessen waardoor de ketenpartners efficiënter en beter kunnen werken.

In het Full Service Concept voert MainPlus de regie over het gehele proces, van Intake & Planning tot en met financiële afhandeling en rapportage, van de verschillende vormen van niet-planmatig onderhoud:

  • Reparatieonderhoud
  • Mutatieonderhoud
  • Service-onderhoud
  • Contractonderhoud
  • Geriefverbetering
  • Vervangingsonderhoud

Vanzelfsprekend is het voor corporaties en andere vastgoedeigenaren ook mogelijk om alleen bepaalde modules uit het Full Service Concept af te nemen.

mainplus intakemainplus planning

Intake & Planning

Hoe borg je een foutloze procedure waarbij een niet-technische bewoner een reparatieverzoek meldt aan een medewerker van het callcenter of via de website, zodat de vakman een melding krijgt waarmee hij precies weet wat er moet gebeuren en welke materialen hij hiervoor moet inzetten?

De basis is een beslisboom-systematiek voor het borgen van:

  • Het vaststellen van de LED (locatie, element, defect)
  • De selectie van de juiste vakdiscipline, onderhoudspartner, regio en tijdslot
  • De juiste afrekenwijze (o.b.v. Besluit Kleine Herstellingen, ZAV, collectief, garanties, service-contracten et cetera)

Door de inzet van MainFlow als ICT-platform voor zowel de interne onderhoudsdienst als externe onderhoudspartners, kan een huurder of callcenter-medewerker direct in tijdsblokken van 2 uur een vakman inplannen op basis van de vastgestelde LED van een reparatieverzoek. Daarmee wordt geborgd dat er sprake is van slechts 1 contactmoment.

MainPlus Callcenter:

MainPlus beschikt over een team van getrainde callcenter-medewerkers die op een klantvriendelijke en professionele wijze met de juiste vragen de juiste informatie boven tafel krijgen. Het ICT-platform MainPlus ondersteunt het proces zodat het systeem een adequate opdrachtomschrijving genereert, ook bij beperkte technische kennis. Alle communicatie richting huurders gaat onder de naam en conform de huisstijl van de vastgoedeigenaar.

Website vastgoedeigenaar:

Hetzelfde systeem waar de callcenter-medewerker mee werkt is ook de basis voor het melden van een reparatie op de website van de woningcorporatie.
Dit biedt een aantal voordelen:

  • Huurders kunnen zelf hun meldingen invoeren, wanneer het hen uitkomt
  • Huurders kunnen daarbij ook zelf een afspraak inplannen met een vakman
  • De intake voor reparatieverzoeken kan in de taal naar keuze van de huurder (dus bijvoorbeeld ook in het Turks of Arabisch)

mainplus begeleiding uitvoering

Begeleiding & Uitvoering

Vaklieden

Het unieke aan het concept van MainPlus is dat MainPlus zelf geen vaklieden in dienst heeft. Hierdoor kunt u (blijven) samenwerken met de onderhoudspartner(s) van uw voorkeur. En omdat MainPlus geen enkel belang heeft in de omzet tijdens de uitvoering, krijgt u de beste prijs-/kwaliteitsverhouding. Standaard voert MainPlus een competentiescan uit bij de vaklieden van een onderhoudspartner. Naast kwaliteit worden daarbij communicatieve vaardigheden en klantvriendelijkheid getoetst. Periodiek verzorgt MainPlus assessments om te borgen dat ook de zachte vaardigheden van de vaklieden voldoen aan de gestelde norm.

Opzichters

Voor het begeleiden van vaklieden bij de uitvoering van en controle op werkzaamheden biedt MainPlus opzichterdiensten. De opzichters dragen daarnaast zorg voor inspecties bij reparatieverzoeken waarvan niet direct eenduidig de aard van een defect vastgesteld kan worden.

mainplus financiele afhandelingmainplus rapportage

Financiële afhandeling & Rapportage

Hoe zorg je ervoor dat de realisatie aan het eind van het jaar aansluit bij de begroting die je vooraf hebt opgesteld?
Voor de financiële afhandeling heeft u de keuze uit verschillende modellen. Zo is het mogelijk om voor het reparatieonderhoud een vaste prijs per woning per jaar af te spreken, ongeacht het aantal uitgevoerde reparaties. Voor het mutatieonderhoud geldt dat er een vaste prijs per mutatie per jaar kan worden overeengekomen.

In een situatie waarin u activiteiten uitbesteedt, is het van groot belang dat u in control blijft. Daarom rapporteren we u maandelijks uitgebreid op basis van KPI’s over zaken als bewonerstevredenheid, kwaliteit in de uitvoering en de kosten van het onderhoud. Zo controleren en sturen we samen het proces naar het hoogste niveau.

Met bovenstaande modellen sluit u verrassingen in de realisatie ten opzichte van de begroting uit en weet u ‘up-front’ welke kosten er gemaakt worden. Met MainPlus houdt u zo niet alleen optimaal  grip op de organisatie van het dagelijks onderhoud van uw portefeuille, maar ook op uw budget.

mainplus verhuurmutatie

Verhuurmutatie

MainPlus helpt u bij de organisatie en de uitvoering van het mutatieproces, vanaf het moment waarop de huur wordt opgezegd tot en met de inspectie na afloop van het uitgevoerde onderhoud. U zet deze dienst in ter ondersteuning van de opname van de woning bij een vertrekkende bewoner (opleveringsrapport woning) en (mutatie-)onderhoud. Het resultaat van de opname is een volledige en duidelijke werkomschrijving en materiaallijst die direct beschikbaar is. Daarbij zijn vooraf alle kosten in beeld. Voorafgaand optimaliseren we samen met u het proces van verhuurmutatie, waarbij het terugdringen van huurderving één van de belangrijkste doelstellingen is.

Uw belangrijkste voordelen zijn:

  • Maximaliseren aansluitend verhuren
  • Minimaliseren van de administratieve last
  • Verlaging onderhoudskosten door ontzorging van de onderhoudspartner(s)
  • Helder logistiek proces inclusief aansluiting in de keten met materiaalleveranciers
  • Heldere afspraken over kwaliteit van oplevering

MainPlus werkt onder andere met onderhoudssjablonen die gebaseerd zijn op het strategisch voorraadbeleid, vaste prijzen en een helder overeengekomen materialenboek.